Planification d’une récolte#
La façon la plus simple et rapide d’organiser une récolte c’est en adoptant une « récolte orpheline » dans Saskatoon. Cette section vous expliquera comment vous y prendre.
Note
Si vous aimeriez choisir des arbres/vignes parmi notre base de données qui n’apparaissent pas dans les « récoltes, » veuillez consulter l’Annexe D. L’Annexe D décrit comment identifier et contacter les propriétaires d’arbres dans notre base de données qui ont démontré de l’intérêt dans notre collectif, mais qui n’ont pas répondu à notre formulaire d’intérêt cette année.
Si vous décidez d’utiliser la procédure décrite dans l’Annexe D, veuillez garder en tête que ce ne sera pas aussi simple que d’adopter une récolte et que ça vous demandera plus de responsabilité.
Avoir accès à Saskatoon#
Saskatoon est le système de gestion de récoltes que nous avons développé pour coordonner les cueillettes. Pour y accéder, allez à: saskatoon.lesfruitsdefendus.org. Les chef.fe.s de cueillettes ont besoin d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe pour avoir accès à notre base de données. Seules certaines composantes dont calendrier sont accessibles publiquement.
Si vous n’avez pas de mot de passe, demandez à votre compagnon de fruits ou à quelqu’un du noyau des Fruits Défendus ( à info@lesfruitsdefendus.org ) de vous en créer un.
Choisir des arbres à cueillir#
Connectez-vous en appuyant sur le bouton en haut à droite de l’écran « se connecter » et entrez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.
Figure A: Page d’accueil publique de Saskatoon#
Figure A2: Formulaire de connexion de Saskatoon#
Une fois que vous êtes sur la page principale de Saskatoon (le « Dashboard »), cliquez sur l’onglet « Récoltes » (Fig B). C’est à cet endroit que vous trouverez la liste des récoltes disponibles en ce moment.
Figure B: Dashboard de Saskatoon#
Parcourez les arbres et vignes disponibles. Ceux qui n’ont pas de chef.fe.s de cueillette assigné.e.s sont « orphelins » (Fig C) et peuvent être sélectionnés. Renseignez-vous sur la localisation exacte de l’arbre en question et sur la date à laquelle les fruits devraient entrer à maturité, ce qui correspond à la colonne « Date » (Fig C2).
Important
Il faut contacter le propriétaire d’arbre plusieurs semaines à l’avance de la date approximative. De cette façon, nous évitons de manquer la vraie date de mûrissement.
Figure C: Liste des récoltes#
Figure C2: Filtres applicables à la liste des récoltes#
Pour en apprendre plus à propos d’un arbre ou d’une vigne, cliquez sur le nom de son propriétaire (Fig D)
Cela vous amènera jusqu’à la page d’information sur le propriétaire. Vous trouverez un certain nombre d’informations comme le contact, la langue dans lequel il ou elle préfère communiquer et des informations relatives à la propriété, notamment certains importants aspects physiques de la maison et une liste des équipements disponibles sur place. Des informations supplémentaires concernant la cueillette peuvent être trouvées en cliquant sur les numéros dans la première colonne à gauche du tableau (Fig D). Cela vous amènera à la page d’information de la récolte (pour un exemple, voir Fig F).
Figure D: Entrée dans la liste des récoltes#
Si après avoir fini votre recherche, vous décidez d’organiser une cueillette, adoptez-la en ouvrant la page d’information de la cueillette et cliquez sur le bouton d’adoption (Fig F1).
Figure F1: Bouton d’adoption d’une cueillette#
Figure F: Page d’information d’une cueillette orpheline#
Félicitations ! Vous venez d’adopter d’un arbre ou une vigne et allez contribuer à sauver ses fruits. Vous devez avoir quelques petites choses importantes en tête lorsque vous adoptez des arbres :
Essayez de donner la priorité à ceux qui ont la date de récolte la plus avancée (la cueillette de ces arbres est plus urgente).
Essayez de ne pas choisir trop d’arbres avec des dates de cueillette trop proches les unes des autres afin de ne pas vous surcharger de travail. Il est important de garder à l’esprit que la planification d’une cueillette est dépendante de certaines variables imprévisibles (météo, votre emploi du temps, l’emploi du temps du propriétaire, etc.). Nous vous demandons de ne pas adopter plus de 3 cueillettes à la fois.
Une fois que vous aviez adopté votre récolte, vous êtes responsable pour cet arbre (voir les prochaines étapes pour voir ce que cette responsabilité comprend).
Figure G: Formulaire d’édition d’une récolte#
Figure H: Formulaire d’édition d’une cueillette#
Si pour une raison ou une autre vous ne pouvez plus organiser la cueillette de cet arbre, vous devez libérer cette cueillette en changeant le statut à « orphelin » de façon à ce que quelqu’un d’autre puisse s’en charger. Si vous ne le faites pas, nous risquons de perdre les fruits de cet arbre:
Dans le tableau des récoltes, sélectionnez le numéro ID de votre arbre (voir Fig D).
Cliquez sur “Modifier cette récolte” (Fig F)
Changez le « statut de la récolte » pour « Orphelin » et retirer votre nom en tant que chef.fe de cueillette pour cet arbre (Fig H).
Cliquez « Sauvegarder » en bas de la page
Contacter le propriétaire pour planifier la cueillette.#
Il est de votre responsabilité de contacter chaque propriétaire d’arbres que vous avez adopté (par téléphone, courriel ou en personne) pour déterminer la date et l’heure de la cueillette. Les informations concernant le propriétaire peuvent être trouvées dans Saskatoon en cliquant sur leur nom dans le tableau des « Récoltes » (voir Fig D):
Figure F2: Informations d’une propriété#
Ou en cherchant leur nom dans la liste des Propriétés (Fig I)
Figure I: Liste des Propriétés#
Consultez toujours le calendrier (Fig L) des cueillettes avant de choisir une date et une heure afin d’éviter de planifier une cueillette en même temps que quelqu’un d’autre. Deux cueillettes peuvent toutefois être organisées en même temps si les chef.fe.s de cueillette utilisent des équipements pris à des endroits de stockage différents. Dans ce cas, il est préférable que les chef.fe.s de cueillette se contactent avant pour organiser les cueillettes communes afin d’éviter les problèmes organisationnels.
Figure L: Vue du calendrier après la connexion#
Pour s’assurer que vous disposez de suffisamment de temps pour la cueillette, le nettoyage et la livraison des fruits, planifiez vos cueillettes au moins 4h avant la fermeture des points de stockage de l’équipement de cueillette. Des exceptions peuvent être faites, pour cela contactez votre compagnon de fruits ou un membre du noyau. Voir la page des Points d’Équipment pour connaitre les heures d’ouvertures de nos points de stockage du matériel.
Une fois qu’un membre du groupe de fruit aura contacté le propriétaire de l’arbre, il ou elle attendra votre appel pour planifier la cueillette. En théorie, toutes les informations pertinentes auront été recueillies et entrées dans Saskatoon. Cependant si certaines informations qui peuvent vous être utiles sont manquantes, n’hésitez pas à contacter le propriétaire. Certaines questions ne sont pas posées aux propriétaires dans les groupes de fruits mais peuvent s’avérer pertinentes :
Est-il possible de grimper dans l’arbre pour accéder aux fruits (si nécessaire)
Dans le cas où le / la propriétaire ne peut pas être present.e pendant la cueillette, où leur part des fruits doit-elle être déposée. N’oubliez pas de leur demander de fournir un ou plusieurs contenants pour déposer les fruits (de préférence avec un couvercle).
S’il n’y a pas de poubelle à compost sur la propriété, demandez à avoir des sacs à ordures pour les fruits qui seraient tombés et trop abimés.
Note
En tant que responsable de l’arbre/de la vigne, vous êtes responsable de mettre à jour les informations concernant la récolte sur Saskatoon avec toutes les informations pertinentes pour l’organisation d’une cueillette. En ce faisant, vous aiderez les chef.fe.s de cueillette à mieux gérer les cueillettes.
D’une saison à une autre, cela aides les nouveaux / nouvelles chef.fe.s de cueillettes de comprendre comment organiser les cueillettes sur des arbres / des propriétés en particulier et à savoir comment gérer les cueillettes sur des mêmes arbres / vignes. Ainsi, veillez à mettre à jour les informations dès que vous communiquez avec un propriétaire.
Pour mettre des informations concernant la cueillette que vous allez réaliser, ajouter des commentaires dans les Commentaires de Récoltes en cliquant sur « + » quand vous êtes sur la page de Récoltes (Fig F3).
Figure F3: Add a comment to an harvest#
Pour toute information concernant l’arbre lui-même ou le propriétaire, ajoutez vos commentaires sur la page Propriété. Vous pouvez le faire en cliquant sur « Modifier propriété » quand vous êtes sur la page de la propriété (Fig N). La plupart des commentaires peuvent être ajoutées dans la section « Informations additionnelles » (Fig O).
Figure N: Edit property#
Figure O: Property additional information#
Il est toujours bien de venir constater en personne chez le propriétaire si l’arbre ou la vigne est prête pour la cueillette. Assurez-vous de bien noter vos observations dans la section Commentaires sur la Récolte. Voir l’annexe C pour des conseils sur comment déterminer si un arbre ou une vigne est à maturité. Il est de votre responsabilité de savoir à quel moment les fruits seront prêts pour la cueillette – les propriétaires ne le savent pas toujours !
Vous avez toujours besoin d’obtenir le consentement du propriétaire avant de venir cueillir un arbre ou une vigne. Si vous ne parvenez pas à contacter le propriétaire avant qu’il soit trop tard pour cueillir les fruits, annulez la cueillette et mettez à jour le statut de l’arbre/de la vigne sur “ annulé” (similar to Fig F, Fig G, Fig H) et laisser un commentaire dans les Commentaires de Récolte (voir Fig F3) expliquant pourquoi la cueillette a été annulée.
*Si vous avez besoin d’aide pour déterminer s’il est trop tard ou non pour réaliser une cueillette, demandez à votre compagnon de fruits ou allez directement sur place constater dans quel état sont les fruits. Si vous y allez en personne, vous pouvez utiliser les informations dans l’Annexe C pour déterminer si le fruit est à maturité.
Trouver un organisme bénéficiaire qui recevra le tiers des fruits#
Comme vous le savez, un tiers des fruits seront distribués à des organisations bénéficiaires à la fin de la cueillette.
Il vous appartient de choisir l’organisation bénéficiaire à laquelle vous donnerez une partie des fruits (ex : la plus proche du lieu de cueillette). Quand vous choisissez une organisation, vous devez appeler ou envoyer un courriel à la personne contact de l’organisation bénéficiaire afin de savoir si elle sera dispose à recevoir les fruits (savoir s’ils ont les équipements, les personnes et les capacités de stockage disponible au moment de la livraison). Vous devez vous accorder sur comment, où et quand vous livrerez les fruits. Veuillez contacter en avance les organisations pour qu’elles puissant s’organiser. N’oubliez pas de leur faire connaitre si possible la quantité et la qualité des fruits que vous allez leur livrer.
Pendant la saison des récoltes, notre liste des organismes bénéficiaires sera mise à jour régulièrement. Donc, Annexe A, du guide sera disponible sur Saskatoon, à nos points de stockage et partagés par courriel quand il y a des changements.
En 2019, nous nous sommes organisés avec des frigos communautaires pour ajouter des possibilités de récipiendaires de dons. Les frigos communautaires sont parfois gérés par des groupes Facebook; vous trouverez les références dans la liste de nos bénéficiaires.
Publier la récolte et former une équipe.#
Une fois que vous avez choisi votre date de cueillette et que vous avez trouvé votre organisation bénéficiaire, vous êtes prêt à annoncer votre cueillette aux bénévoles ! Nous faisons cela en publiant les cueillettes dans le calendrier des cueillettes de Saskatoon.
Avant de publier la cueillette dans le calendrier, allez sur « Modifier Récolte » (voir Fig F) et vérifier ou ajoutez les informations suivantes :
La date et l’heure de la cueillette, comme convenues avec le propriétaire, dans un format 24h (Fig P).
Le nombre de cueilleurs requis (cela n’a pas besoin de changer sauf si vous déterminez avec le propriétaire que plus ou moins de cueilleurs sont nécessaires) (Fig P).
La section « Annonce publique », qui devrait inclure toute information à propos de la cueillette que vous souhaitez rendre visible pour les cueilleurs potentiels. Par exemple, si vous cherchez des bénévoles pour aider avec le transport des fruits jusqu’aux organisations bénéficiaires, ou si l’arbre est particulièrement beau, etc (Fig Q).
Attention
Comme cette section sera visible publiquement, NE PUBLIEZ aucune information privée dans cette section. L’adresse exacte du propriétaire est une information privée.
Figure P: Edit the date of the harvest#
Figure Q: Add public information to the harvest#
Note: Nous ne publions jamais l’adresse exacte de l’arbre dans le calendrier. Cette information est donnée aux bénévoles par courriel après qu’ils se soient inscrits pour la cueillette. Une fois que vous avez vérifié que toutes les informations de la cueillette sont correctes, changez le statut de la récolte pour « Date prévue » pour publier la cueillette dans le calendrier.
Quand un bénévole s’inscrit à une cueillette, vous recevrez un courriel automatique et une demande de participation sera automatiquement créée dans le système.
Figure R: Manage volunteer pickers participation#
Dans la section « Cueilleurs » de la page des Récoltes (Fig R), vous pouvez gérer ces demandes. Vous pouvez également voir les commentaires qui pourront être ajoutés par les bénévoles. Vous pourrez changer le statut de cette demande pour « accepter » ou « refuser. » (Fig S). Cependant, svp notez que toutes informations que vous mettrez à jour sur cette page ne sera pas visible par les potentiels bénévoles. Cette information est uniquement accessible aux personnes possédant un identifiant Saskatoon. Cela signifie que vous devrez contacter chaque cueilleur potentiel vous-même par téléphone ou courriel pour lui signifier si vous avez accepté ou refusé sa demande pour la cueillette. (TODO: Update this with latest Saskatoon workflow. Saskatoon will send automatic emails to notice pickers if their participation is accepted or declined)
Figure S: Update volunteer picker participation#
Une fois que vous avez atteint le nombre suffisant de cueilleurs, changer le statut de la cueillette pour « Prêt » (voir Fig G).
Quand vous formez votre équipe de cueilleurs, merci de donner la priorité à ceux qui n’ont encore jamais pris place à une cueillette. Idéalement, au moins une place par équipe de cueilleurs devrait être réservée aux nouveaux cueilleurs. Si vous avez demandé de l’aide pour le transport de l’équipement ou des fruits, vous devez donner la priorité à ceux qui ont accepté de vous aider.
Après avoir choisi votre équipe, vous êtes en charge de contacter chaque bénévole par téléphone ou courriel pour confirmer leur participation. Une fois qu’ils ont confirmé, assurez-vous de leur donner les informations suivantes :
Adresse de la propriété où se trouve l’arbre ou la vigne
Rappel de la date et de l’heure de la cueillette
Rappelez-leur d’apporter de l’eau, de la crème solaire, des contenants ou sacs pour leur portion de fruits
Des instructions afin qu’ils vous attendant avant de commencer la cueillette ou qu’ils tapent à la porte du propriétaire
Vos coordonnées (téléphone, si possible)
Important
Si davantage de cueilleurs que nécessaires se sont inscrits avant que vous clôturiez la cueillette dans le calendrier, il vous appartient de contacter chacun d’entre eux pour les prévenir que malheureusement, l’équipe de cueillette est déjà complète et que leur aide ne sera pas nécessaire cette fois-ci